Troca de síndico: como garantir uma boa transição no seu condomínio!

O momento de troca de síndico, que ocorre por variadas razões (fim de um mandato, renúncia do síndico ou destituição), é sempre um momento de muitas demandas dentro de um condomínio. Por isso, é fundamental que a mudança seja organizada, respeitosa e responsável.

Quando essa transição é mal feita, ela pode trazer graves consequências ao condomínio, como perda de documentos, desorganização de contas, paralisação de serviços, multas e juros... Mas, quando conduzida de maneira eficiente e correta, todo o processo fica transparente e sem dar dor de cabeça para nenhum dos envolvidos. Por isso, neste artigo lhe orientaremos sobre o que é essencial durante essa mudança!

Tudo começa com a assembleia, quando os condôminos devem escolher, de forma oficial, quem será o novo síndico. Após a decisão, é essencial registrar tudo em ata e atualizar os dados do responsável legal do condomínio, tanto no cartório quanto na Receita Federal.

A parte mais delicada vem logo depois: a transição entre os síndicos. É possível que o novo gestor encontre dificuldades para entender o que está acontecendo no condomínio se não receber todas as informações de forma clara. Por isso, é dever do síndico que está saindo entregar toda a documentação relacionada à sua gestão. Isso inclui:

• Regimento interno e convenção do condomínio

• Livros de atas das assembleias

• Contratos com prestadores de serviço

• Balancetes

• Comprovantes de pagamentos efetuados

• Laudos obrigatórios (como PPRA, PCMSO, AVCB, entre outros)

• Plantas do condomínio

• Escritura da convenção registrada

• Apólice de seguro condominial

• Lista e folhas de ponto dos funcionários

• Certidões negativas e documentos fiscais

• Senhas de acesso aos sistemas e portais de gestão

• Lista de documentos e itens entregues (com protocolo de recebimento)

Quanto mais transparente for esse repasse, mais tranquila será a continuidade da administração. Registrar tudo por escrito é uma forma de proteger tanto o antigo quanto o novo síndico, assim não existem surpresas futuras!

Além disso, é importante que haja diálogo. Mesmo que existam críticas à gestão anterior, o ideal é evitar confrontos. Uma conversa honesta pode esclarecer pendências, orientar sobre assuntos em andamento e ajudar o novo síndico a tomar decisões com mais segurança.

Assumir a função de síndico não é uma tarefa simples. Logo nos primeiros dias, é recomendável que o novo gestor verifique a situação financeira do condomínio, organize os próximos pagamentos, identifique moradores inadimplentes, revise os contratos de prestadores de serviço e confirme se os documentos obrigatórios estão em dia. Também é interessante se reunir com o conselho, entender as demandas mais urgentes e se familiarizar com a rotina dos funcionários.

Durante esse processo, contar com o apoio de uma administradora especializada faz toda a diferença. Uma equipe experiente pode ajudar na organização da documentação, orientar sobre prazos legais, acompanhar a transição e manter os serviços do condomínio funcionando normalmente, mesmo em momentos de mudança.

Na Construtábil, oferecemos muito mais do que suporte técnico: somos parceiros da gestão. Com atendimento humanizado, comunicação clara com os condôminos e ferramentas digitais que facilitam o dia a dia, estamos ao lado do síndico em cada etapa desde a transição até a rotina de uma administração segura, transparente e eficiente.

Por fim, vale lembrar que a paciência é uma aliada importante. Para os moradores, é essencial dar tempo ao novo síndico para se adaptar, entender a situação do condomínio e começar a implementar melhorias. Criar um ambiente colaborativo, onde todos trabalham juntos pelo bem coletivo, é o primeiro passo para uma gestão de sucesso.

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